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管理评审如何做？

时间: 2020-03-10 22:32 阅读: 次大中小

　　一、定义

　　1. 评审 review

　　对客体实现所规定目标的适宜性、充分性或有效性的确定。示例：管理评审、设计和开发评审、顾客要求评审、纠正措施评审和同行评审。注：评审也可以包括确定效率。

　　来源：ISO 9000:2015, 3.11.2 评审 review

　　2. 管理评审 management review

　　管理评审没有专门的定义，按照ISO 9001:2015, 9.3.1 ，可理解为：

最高管理者按照策划的时间间隔对组织的质量管理体系的适宜性、充分性和有效性的确定。

　　3. 质量管理体系的适宜性、充分性和有效性

　　来源：ISO/TS 9002:2016, 9.3.1 总则

　　二、管理评审如何做?

　　一般来说，管理评审的要求可分为以下几个方面：

　　1. 组织管理评审：

　　ISO 13485 中则明确提出要求：组织应将管理评审程序形成文件。

　　ISO 9001 中对于管理评审是否要保持成文信息(即是否要有《管理评审控制程序》)并未特别要求，一般情况下，保持一份《管理评审控制程序》能够方便有效地指导管理评审活动实施。可参考以下流程图来形成程序文件：

　　ISO 9001:2015 相比之前的版本，提到了“与组织的战略方向保持一致”，比起“质量方针和质量目标变更的需求”是更广的要求。那么如何做到“与组织的战略方向保持一致”?

　　—— 在评审：b) 外部和内部因素的变化(GB/T 19001—2016, 4.1)时，可以评价质量管理体系是否与组织的战略方向保持一致，包括质量方针和质量目标是否有变更的需求。

　　2. 策划管理评审：

　　按照 GB/T 19001—2016, 9.3.2 的要求理解，策划管理评审可包括制定评审活动的计划，以及准备管理评审输入的信息。

　　要做好一次管理评审，充分的准备工作是关键，两周或者更多的准备时间是有必要的，包括常用的输入信息的准备，改进的机会(改进建议)的收集等。

　　管理评审计划示例：

　　XX月XX日：管理评审计划发布

　　管理评审输入信息，如下图所示：

　　管理评审中应注意的是不仅仅是获得信息本身，还应对信息进行分析，包括趋势分析。这个分析即体现出管理评审是否能够出成效的关键，也是管理评审做的好和不好的区别。例如：

　　例如对于“外部供方的绩效”信息的输入，仅仅输入“物料进货检验合格率”是不够充分的，较为完整的做法可包括：

　　对外部供方评价(如审核)的结果;

　　外部供方对于改进要求的执行情况;

　　将外部供方绩效与对应的采购流程、供方评价流程等的执行情况和变化，评价其适宜性、充分性、有效性。

　　好的做法是提前两周甚至更多的时间准备输入资料，需要有人来对输入信息的质量把关，以避免：

　　缺少必要的输入信息;

　　输入的信息缺少分析;

　　提出的改进建议关注于某个小的活动、或者逻辑不清晰、或者空洞不切实际等等。

以下关于管理评审输入：

　　以往管理评审所采取措施的情况指什么?

　　对照以往管理评审的输出，需要采取措施的决议，纠正措施，改进计划等，对其结果进行回顾和总结。

　　如何输入“与质量管理体系相关的内外部因素的变化” ?

　　外部因素举例：

　　1) 经济因素，如货币汇率、经济形势、通胀预期、信贷可获得性等;

　　2) 社会因素，如安全感知、教育水平、公共假期和工作日等;

　　3) 政治因素，如公共投资、当地基础设施、国际贸易协议等;

　　4) 技术因素，如新兴行业技术、材料和设备、专利期限、职业道德规范等;

　　5) 市场因素，如竞争，包括组织的市场份额、类似产品或服务、市场引领者动向、顾客增长趋势、市场稳定性、供应链关系等;

　　6) 影响工作环境的法律法规因素。

　　内部因素举例：

　　1) 组织的整体绩效;

　　2) 资源因素;

　　3) 人员因素，如人员能力、组织行为和文化等;

　　4) 运行因素，如过程或生产和服务提供能力、质量管理体系绩效、顾客满意的监视等;

　　5) 组织治理因素，如决策或组织结构方面的规则和程序等。

　　有关外部和内部因素的信息有多种来源，如内部成文信息和会议、国家或国际媒体、网站、国家统计部门和其他政府部门的出版物、专业和技术出版物、与相关机构的会议、与顾客和有关相关方的会议，以及专业协会等。

　　对这些信息进行收集、总结和评审。

　　来源：ISO/TS 9002:2016, 4.1理解组织及其环境

包括其趋势

　　质量管理体系绩效和有效性的信息，，如何得来?

　　这些信息应该在相应的过程中得到监视和测量，例如：

　　资源的充分性如何评审?

　　对照 GB/T 19001—2016, 7.1，可以对以下资源的充分性进行评审：

　　人员：人力资源配置，到岗率情况;

　　基础设施：建筑物和相关设施，设备，运输资源，信息和通讯技术等是否满足需求;

　　过程运行环境：物理因素、社会因素、心理因素等环境是否得到满足和维护;

　　监视和测量资源：监视和测量资源是否满足需求，是否能够保证结果有效和可靠;

　　组织的知识：组织必要的知识是否可获得，并得到保持。

　　应对风险和机遇所采取措施的有效性如何评审?

　　在确定风险和机遇时，组织可考虑使用诸如SWOT 或PESTLE等技术的输出。其他方法可包括失效模式及影响分析(FMEA)，故障模式、影响及危害性分析(FMECA)，危害分析及关键控制点(HACCP)等技术。组织应决定采用哪种方法或工具。比较简单的方法包括头脑风暴、结构化假设分析技术(SWIFT)和后果/可能性矩阵等。

　　如果有采用以上方法，则有具体的信息可以输入，对这些信息进行总结、评审。

　　改进的机会如何输入?

　　分析与评价 (GB/T 19001—2016, 9.1.3)

　　组织分析和评价从监视和测量结果中获得的数据和信息，以确定过程、产品和服务是否满足要求，以及确定所需采取的措施和改进的机会。

　　通常形成“关于XX问题的改进建议”、“关于XX的改进提案”。

　　3. 实施管理评审：

　　实施管理评审通常的方式就是会议，但是管理评审会议和通常的质量沟通会议侧重点不同。常见的问题是将管理评审会议开成了工作汇报会议，质量目标达成情况汇报的会议，而没有回答管理评审要解决的问题：

　　质量管理体系是适宜的吗?——质量管理体系仍然适合其目的吗?

　　质量管理体系是充分的吗?——质量管理体系仍然是够用的吗?

　　质量管理体系是有效的吗?——质量管理体系仍然能实现其预期结果吗?

　　质量管理体系与组织的战略方向保持一致吗?

　　这些问题需要通过“评审”来得到答案，并非讲 PPT 汇报工作，通常的按照各个部门汇报工作，导致花费的时间长，涉及内容广，重点不突出，导致上述问题并没有得到回答。

　　一种方式是分报告和提案两部分，由类似“管理者代表”的角色做总的报告，对报告内容评审。第二部分则由提案提出人讲解提案建议。

　　一种方式是按照质量管理体系的要素来划分主题，对这些要素评审，并讨论对应的改进提案，决定这些改进提案的必要性、可行性、是否配置资源。例如：4. 决定和措施：

　　要求：

　　管理评审的输出应予记录并包括经评审的输入和与以下方面有关的任何决定和措施：a)改进的机会;b)质量管理体系所需的变更;c)资源需求。

　　决定可包括：会议纪要、决议。

　　措施：纠正措施、改进措施、持续改进措施等。

　　5. 保留成文信息：

　　一般保留的成文信息包括：演示文稿、会议纪要和报告。

　　三、一些其他的问题：

Q: 管理评审是一年开一次会议吗？

A: 并不。

　　要求是“策划的时间间隔”。可以是每天、每周、每月，每季度，每半年或每年一次。是否可以两年一次，似乎也并非不可以，一般，从认证的监督审核角度来看，时间间隔不应超过一年。

　　评审活动如何进行，并没有规定，可以是开会，或者与其他会议、报告合并在一起的，也可能是一对一的沟通。

　　为使管理评审增值并避免多次重复召开会议，管理评审的时间可与其他业务活动安排(如战略策划、经营策划、年度会议、运营会议、其他管理体系标准的评审)保持一致。

　　示例：某家旅行社决定在其战略会议(每六个月召开一次)召开前一天进行管理评审，以便获得预算策划所需的所有输入，并确保其质量目标与旅行社的战略方向相一致。

　　来源：ISO/TS 9002:2016, 9

Q：

A：

　　管理评审包括对质量目标(GB/T 19001—2016, 6.2)达成情况的评审，这只是质量管理体系的绩效和有效性其中之一，另外还包括：

　　当然，组织可以将1、2、3、4、5、6都作为质量目标的一部分;但是，以下输入不宜作为质量目标：

　　a) 以往管理评审所采取措施的情况;

　　b) 外部和内部因素的变化(GB/T 19001—2016, 4.1);

　　d) 资源的充分性(GB/T 19001—2016, 7.1);

　　e) 应对风险和机遇所采取措施的有效性(GB/T 19001—2016, 6.1);

　　f) 改进的机会(GB/T 19001—2016, 9.1.3)。

　　顾客满意(GB/T 19001—2016, 9.1.2)和来自其他有关相关方的反馈(GB/T 19001—2016, 4.2);

　　过程绩效以及产品和服务的合格情况(GB/T 19001—2016, 4.4和8.6);

　　不合格及纠正措施(GB/T 19001—2016, 10.2);

　　监视和测量结果(GB/T 19001—2016, 9.1.1);

　　审核结果(第一方 GB/T 19001—2016, 9.2、第二方、第三方);

　　外部供方的绩效(GB/T 19001—2016, 8.4).

　　管理评审的目的是质量体系的适宜性、充分性和有效性，质量目标的实现程度仅能说明是否实现预期结果，适宜性和充分性方面并没有体现。

　　参考资料：

　　[1] GB/T 19001—2016 质量管理体系要求[2] GB/T 19002—2018 质量管理体系 GB/T 19001—2016 应用指南 [3] GB/T 19000—2016 质量管理体系基础和术语 [4] 正确认识管理评审，提高管理评审有效性王锐

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