防范采购风险的主要对策

防范采购风险的主要对策 1．对采购全过程、全方位的审计监督。全过程的审计是指从计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制定、签订合同、质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。全方位的审计是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把审计监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。 2．对物料需求和物资采购计划的审计监督。审查企业采购部门物料需求；物资采购计划的编制依据是否科学；调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。 3．对物资采购招标与签约审计监督。依法订立采购合同是避免合同风险、防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，要对采购经办部门是否履行职责进行审计，审查采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，包括供货方的生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况；每年是否对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ISO9000标准要求，考评主要指标是对每年所执行的合同情况，如供货质量、履行合同次数、准时交货率、来料批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等进行评审，是否在全面了解的基础上，作出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上；物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。其次，要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项高质量的医院财务管理工作，一方面可保证医院经营活动的规范，另一方面可以使卫生资源得到更有效的利用，减少医院的浪费，增加投入产出比。强化财务管理提升投入产出比内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。 4．对物资采购合同台账、合同汇总及信息反馈的审计监督。当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台账、做好合同汇总，是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。对于已签订合同，检查是否整理成册，妥善保管；是否建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况；审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号，并建立合同台账；合同统一编号是否合规，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全；合同履行完毕是否及时建立合同档案；合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产，规划价位，及时接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段，向相关部门提供及时、准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。 5 ．对物资采购合同执行中的审计监督。审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录；是否严格按合同规定付款；如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付；是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存，以备查询；审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制；对不合格品控制执行情况审计，审计物资管理部门是否对发现的不合格品及时记录。还应重视对合同履行违约纠纷处理的审计。审查采取“零库存”策略的企业，是否保持一定的产成品存货以规避缺货损失；是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要；是否建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低成本，规避风险。 6．对物资采购绩效的审计考核。应督促相关部门建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强审计检查与考核，审查是否把合同规定的采购任务和各项相关工作转化成分解指标和责任，明确规定工作的数量和质量标准，分解、落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。