检验原始记录设计及书写要点
清晰、完整、准确的记录是质量管理的基础，近年来，数据可靠性被炒得异常的火热，大家的注意力一下子都集中到了电子数据的可靠性问题上了，但数据的可靠性的所有原则全都适用于纸质记录。近期笔者接触到了一些公司设计的原始记录，感觉关键信息缺失严重，感触较深，所以在此想跟大家一起探讨一下原始记录的设计要点。
原始记录都是由企业中有资质的人员进行设计，原始记录最好是能重现当时的生产或检验的全过程，为本批样品的生产及检验放行提供依据，同时也用于事后调查，当然记录最好是能够重现当时操作的整个过程。满足原始记录的这些功能，必须要做好两方面的工作，第一是记录的设计合理，第二是记录书写者书写规范。
一、记录设计要求
1、GMP对实验记录的要求
笔者查阅了中国2010版GMP、FDA CGMP、欧盟GMP、WHO GMP中实验记录必须包括内容的要求，其中FDA CGMP的内容规定的较为为详细，不但要求了检验记录应该记录的内容，还定义了完整的记录的范畴。中国2010版GMP、欧盟GMP、WHO GMP规定的内容基本类似,主要要求了原始记录应该记录的内容。
FDA CGMP§211.194关于实验记录的规定如下：
实验室记录应该包含完全的数据，这些数据来源于确保执行已经建立的质量标准以及标准的所有必要的测试，包括检验和分析，具体如下：
a. 测试的样品的详细描述，包括来源(如取样的地点)、质量、批号或者其他的区分码、取样时间。
b. 在样品测试中使用的每个方法的叙述。叙述应该说明数据的位置，这些数据通过适合测试产品的精确度和可靠性标准的测试方法获得。所有使用的方法应该按照实际的检测环境进行验证。
c. 每个测试样品的称重和测量应该进行叙述。
d. 每个测试过程中所有的可靠数据的全面记录，包括所有的曲线图，图表，鉴别有效成分、容器、密闭系统、工艺过程中使用的物料或者药品批次测试的谱图。
e. 所有的与测试相关的执行的计算记录，包括测试、转换因子以及等效性因素的所有的计算。
f. 测试结果的叙述，以及将测试结果与已建立的成分、药品容器、密闭系统、中间产品或者成品的标准在鉴别、规格、质量以及纯度方面的对比过程。
g. 执行每个测试的人员的签署或者签名，执行测试的时间。
h. 复核人签名，审核内容有精确性、完整性、与标准规格的符合性。
i. 所有已制定测试方法修订应该建立全面记录。这些记录应该包含修订原因和校验修正方法至少能够达到已经建立方法精确度和可靠度数据。
j. 完整的记录应该包括任何的实验室测试方法和实验室对照品、试剂、标准溶液的标定记录。
k. 实验室仪器、设备、仪表及记录仪如按照§211.160(b)(4)部分进行定期校准，应该建立全面记录。
l. 完整的记录应该包括按照§211.160执行的所有稳定性测试记录。
m. 具体规定了计算机贮存的记录的检查及保存方式，并详细规定了记录中应包括的内容。
中国2010版GMP、欧盟GMP、WHOGMP关于实验记录的规定如下：
a. 物料或产品的名称、剂型;
b. 批号及生产商和/或供应商的名称;
c. 质量标准、检验规程的代号;
d. 检验结果(包括观察和计算结果)以及标准限度;
e. 检验日期和试验的代号;
f. 检验人员的姓名缩写;
g. 对检验、计算进行复核的人员的姓名缩写和日期;
h. 对被检物品是否合格的明确结论(或其它决定)，以及指定负责人员的签名和日期。
2、指南方面关于原始记录的设计要求
收集数据的记录有如下格式，但不限于以下格式：表格，数据簿，记录本，登记本，仪器输出(电子数据系统)，LIMS，ELN形式等。其中原始记录本页码应该连续使用，GMP记录例如批记录，分析方法，质量标准应该有唯一的编号，并有版本控制。来源于USP 1029《good documentation guideline》
2015年01月MHRA(英国药监机构)颁布的数据完整性指南中介绍的ALCOA原则，
A
L
C
O
A
笔者认为A-可归属性是对记录设计的要求，虽然法规当时对A的定义为-归属至数据产生的人，可实际情况下，数据不仅仅是归属至数据产生的人就可以结束的，必须要追溯至数据产生的时间、仪器、试剂试液、对照品等所有用到的仪器试剂耗材，实验人员，实验具体步骤，计算过程等等。试想一下，如果某台仪器在日后的校验中发现仪器的准确性存在问题，那结果肯定是要对该仪器运行过的所有样品进行回顾评估;试想如果某次对照品的复标时，发现该标准品的上次标定结果存在问题，那同样需要对采用该批次标准品的所有检测结果进行回顾性调查。
综上所述，笔者认为设计良好的记录应满足以下要求：
1、首先是受控唯一的，有文件编号、版本号、及唯一的ID。
2、再者记录能够满足法规要求的使用目的;例如：有些记录的不同项目设计在同一张原始记录上，而这些原始记录是由不同的实验员完成检测工作，试问，如何做到同时记录?这张记录是给A记录还是给B记录?
3、实验记录内容应该完整;实验记录应包括样品名称、批号、规格、检验员、检验日期，实验条件，溶液配制，系统适用性结果(如适用)，计算步骤实验结果，复核人，复核日期等内容，此外还应该设置检验目的，这样可以区分正常检查还是调查复测等。一般情况下，计算都采用经验证的EXCEL计算表，但若采用手动计算，计算步骤，计算公式必须书写记录，这样也方便复核人手动复核。个别做法，实际上计算用的是EXCEL计算表，但由于没有验证，不敢用，所以偷偷的用，原始记录上就写一个最终的结果，请问，你这结果哪里来的，过程在哪?如何复核?这样也不符合GMP的要求。
4、实验记录要符合可追溯性;实验用到的仪器型号、编号、校验有效期，试剂试液、滤膜、对照品信息，包括名称、批号、级别、纯度(如适用)、生产厂家等信息，若使用配制好的试液、流动相，需链接上试液的配制记录编号;如卡氏水分测定，最好链接上标定记录及卡氏试液浓度，如pH值测定，最好链接上标定记录编号。
5、其他信息对本产品检测影响较大的因素，例如卡氏水分及红外检测的时的环境湿度等在记录设计的时候需考虑。
二、记录的书写要求
记录的书写要求，我们也围绕这ALCOA原则进行探讨，其中A—可追溯性我们已经将其定义为对记录设计的要求，在此就不再继续探讨。
1、L—清晰，能永久保存
数据必须得用永久性黑色墨水记录(文件签字除外)，清楚;
TLC只能用铅笔记录并保留照片进行数据备份;
热敏纸等需复印保存。
2、C—同步
数据记录要及时，一步操作完成后，应马上记录，记录完成后，方可进行下一步操作。
3、O—原始记录（或真实复制）
测试中得到的数据和实验操作步骤的关键信息必须全部记录，在空格地方注上N/A，并签名、注上日期;
所有信息和数据的记录是真实的，实验员的签名表示原始信息是真实的，实验员的签名应留有底稿供比对。
4、A—准确
数据记录要易辨认，记录的数据或页不能删除、抹去、涂污或其它方式使其难辨认;
原数据上数据的涂改必须符合规范，如需修订，应在错误记录上划一条线，但错误内容依然能够清晰可辨，并在附近写上正确的内容、注明原因、签名及日期;
不能用涂改液涂改，不可遮掩笔误(刀刮、橡皮擦都是不允许的);
日期应按年/月/日的格式记录;
测试中得到的数据和实验操作步骤的关键信息必须全部记录。过程记录可以简写(如1.0025g→ 50ml(M.P));
按照规定的程序进行修约，禁止二次修约。
