工程部资料归档、保管、移交、整理，工程人员必须知道
工程档案资料归档职责区分
1、工程预备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部分直接向督查室归档。
2、工程监理资料主要由监理单位担任编制并归档。
工程监理资料由具有工程监理职责工程部构成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后一致移送工程部资料。
已托付监理单位的工程监理资料，由托付监理单位构成、编制、保管，待该工程完成后一致移送工程部资料室，工程部资料员对监理资料的构成进行监督和查看。
3、工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行详细编制、收集、收拾，并在每项分部工程完成后，一个月内一致移送工程部资料室。
4、工程竣工查验资料，由工程部安排，施工单位进行查验资料编制、收集并按规定移送给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位合作报送城建档案馆。
5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位依照集团公司工程结算目录进行收集收拾，经工程部审阅，报工程主管领导批阅，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部分在结算结束后定期向督查室归档。
二工程部日常保管资料
1、监理规划、细则及旁站计划：工程开工后，经工程部担任人审阅，报公司主管领导批阅，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。
2、工程开工陈述及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。
3、分包单位资质报验：分包单位出场10天内将单位资质文件复印件加盖职责单位公章后，提交工程部资料室存档。分包单位主要包括建设单位、监理单位、(主体)施工单位、规划单位、勘测单位、资料检测单位、桩根底施工单位、装饰单位(包括铝合金门窗)、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。
4、监理日志：准则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。
5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部(或监理单位项目)担任人批阅后盖章，向工程部(或监理单位)资料员移送存档，资料员需查看监理月报是否规范及契合要求。工程完工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管(或监理单位)领导批阅后盖章，10天内向工程部(或监理单位)资料员移送存档。
6、监理作业联络单及回复：施工单位来文，由工程部资料员一致接纳，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员将回复下发给相关单位。一同工程部资料员将每份的联络单及相关回复要兼并一同存档。
7、来往信件：由工程部资料员一致担任收发，公司内部来往信件和施工单位的来往信件要分隔，分别编制序号后当天存档。
8、旁站记载：监理工程师在旁站作业完成后2天内将旁站记载交资料员归档。
9、单位工程坐标定位丈量记载：工程开工前1周内上报资料室存档，丈量记载有必要有建设、施工、监理、规划等单位签字并加盖公章。
10、签证、托付、进展请求：监理工程师处理批阅手续结束后按相关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证、托付经工程部担任人签字，报公司主管领导批阅;进展请求经工程部担任人批阅，处理用印后由监理工程师或工程部资料员第二天分发给相关部分及施工单位，一同工程部资料室存档1份。
11、施工图纸：由总工室直接下发给工程部资料员，再由资料员分发给相关工程师。工程部资料室收到图纸的当天有必要保证存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。
12、检测陈述、勘测陈述：相关项目检测结束由相关单位在1个月内交工程部资料员依照单位工程进行分类归档。
13、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件：施工现场保存复印件备查，由资料员一致保管并存放入柜，任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部分。
14、结算资料：施工单位报送的结算资料，经监理工程师审阅通过，项目经理、工程部担任人、公司主管领导批阅后，由相关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，一同，资料室存档1份。
15、资料报验：施工单位上报的资料报验资料，监理工程师在3天内签字报工程部担任人批阅后盖章，由监理工程师或资料员下发给施工单位，并由资料员依照单位工程分类存档。厂家合格证及查验陈述不是原件的要加盖资料商的公章，并注明原件存放处。
16、施工报验资料(包括各种施工记载)：施工单位上报的隐蔽查验记载、查验批查验记载等施工记载，工程师在收到后3天内签字，经工程部担任人在报验资料台帐上批阅，报验资料盖章结束后，由监理工程师或工程部资料员下发给施工单位，并由工程部资料员依照单位工程进行分类存档。
17、图纸会审及规划改变：图纸会审及规划改变要依照单位工程进行分类归档，规划院下发的规划改变要首要交给工程部资料员，由资料员分发给相关工程师，下发的资料要相关人员签收，签收日期准确到时分。工程部资料室一同保存1份存档。
18、施工安排规划及分部工程施工计划：施工单位上报的《施工安排规划》经监理公司审阅赞同后7天内归档。《施工安排规划》中的施工单位及监理单位都有必要加盖公章，总监要签名并加盖总监注册章。“编制人”和“批阅人”等栏内的签字有必要手签，施工单位批阅人有必要是施工单位技能担任人。不对外报送的工程《施工安排规划》中监理单位须加盖监理项目章，但可不必加盖公章，总监也不必签名，其它按上述要求处理。
三须移送档案部分资料
项目竣工后，工程部有必要向当地城建档案馆移送竣工资料，并一同应向督查室移送除一套完整的竣工资料(包括工程预备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工查验资料及竣工图)外，还需求将该项目工程建设过程性处理资料移送保管。
详细移送内容及对象如下：
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四移送资料要求
1、归档工程文件组卷分类有必要清楚，将不同的文件资料分隔装订、同类型的资料装订成册，并按工程进展顺次编制流水编号。
2、移送资料类别有必要完全，内容完整。
3、归档的工程文件准则上为原件。没有原件时，复印件要明晰，并注明原件存放方位。
4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续齐备。
5、工程资料一致选用A4纸规范，不契合规范的原始资料要通过折叠和张贴的办法达到A4幅面(297mm×210mm)规范，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件资料(如勘测陈述)在外。
6、工程资料尽量运用计算机打印(签名和日期在外)，不得运用涂改液修正;签字和盖章程序要齐备，不得运用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写资料。
7、工程文件的纸张应选用能够长期保存的耐性大、耐久性强的纸张。图纸一般选用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能运用二底图。计算机出图有必要明晰，不得运用计算机出图的复印件。
8、一切竣工图均应加盖竣工图章和规划出图专用章。竣工图的折叠办法要契合档案馆的要求(一般状况下是折成手风琴的样式，见下图1)竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审阅人、技能担任人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
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竣工图章应运用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。(图章示例见下图)
9、凡施工图结构、工艺、平面布置等有严重改动，或改变部分超过图面1/3的，应当从头制造竣工图，并在图标上方或周围以文字注明改变修正依据。
10、制造竣工图只能以图纸会审、规划改变、工程恰谈单三种为修正依据。
五收拾规范程序
(一)资料的收拾及摆放
1、收拾办法
日常收集收拾：按项目-单位工程进展先后所构成的资料类型装盒，按《工程技能资料归档移送规范收拾要求列表》分类组卷。
附件1： 工程技能资料归档移送规范收拾要求列表
序号
资料分类
规范收拾要求
备注
1
勘测陈述
按项目归纳组卷
2
分包单位资质报验
按项目归纳组卷
3
监理规划、细则及旁站计划
按单位工程分类型分别组卷
4
监理日志
按单位工程组卷
5
监理月报
按单位工程组卷
6
监理总结
按单位工程组卷
7
旁站记载
按单位工程组卷
8
监理作业联络单及回复
按单位工程、工序组卷
9
来往信件
按项目-施工单位归纳组卷
10
工程开工陈述及开工令、出场告诉、延期批复
按单位工程分类型分别组卷
11
施工安排规划及分部工程施工计划
按单位工程组卷
12
资料报验
按单位工程、分专业组卷
13
检测陈述
按单位工程组卷
14
竣工资料(含各种施工记载)
按单位工程组卷
备注：关于单位工程的区分，能够参照施工许可证或者依据现场实际状况区分，比如高层，可能是几栋楼组合在一同才是一个单位工程，关于别墅等资料较少的单体，能够按片区或者组团进行区分。几个项目共用并且无法分隔的资料，能够组归纳卷。
移送时收拾要求：
(1)清整、查看各阶段构成的资料，保证严厉依照附件1分类组卷;
(2)督促各工程师收拾个人手中资料，将应归档的文件弥补归档;
(3)张贴檀卷背脊：依据资料内容编写檀卷落款及填写相关内容;
(4)将已装盒的卷内资料按件进行编流水号，页号从“1”开始，用铅笔书写在文件右下角，双面书写的文件，反面在左下角书写编号，折叠后的图纸一概写在右下角，并编制卷内目录。 (见附件)
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(5)制造卷封皮及备考表(见附件)
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(6)一切收发文要挂号台账(见如下附件)
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2、收拾步骤
组卷年度：同类型、同一盒中资料最晚构成的时间便是组卷时间。
(1)依据工程进展顺序清整已装盒的资料，先按“单位工程-类型”的规范分类，然后分别按年度先后顺次编顺序号，如：2002、2003、2004……。
A、不同档案盒或卷的摆放办法：
同一个项目竣工工程、同一工程阶段的资料，则以组卷年度先后从低年度到高年度顺次编号摆放，以此类推，檀卷盒的摆放如：2008、2009……。
B、同一盒或卷内资料的摆放办法：
同项目、同类型的资料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷内的资料按构成年度先后从低年度到高年度顺次编号摆放。
例：某盒中有两卷，即01、02，分别构成年度为2000、2001年，在盒中顺次摆放为2000、2001;又以某卷为例：某卷最早年度为1999，最晚年度为2001，卷内文件顺次摆放为1999、2000、2001年，其组卷年度为2001年)。
(2) 按工程进展分类型、分专业逐个清查盒中内容，依照类别进行组卷装订，不同类别的资料要分隔装订，如工程开工令，同一个单位工程的则依照时间顺序装订在一同组成一卷，即便资料再少，也不能将不同类型的资料装订成一卷。
不同内容的檀卷能够放在同一个档案盒中，该盒檀卷落款依据盒内檀卷的主要内容归纳而成，比如一个档案盒中包括工程开工令、工程延期陈述两卷资料，能够概括为：某某项目工程开工令、工程延期陈述等资料。
当同一类文件数量较多，能够组成多卷时，这些檀卷的落款相同，落款后边加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。
(3)盒中每卷有必要编制卷内目录与该卷一同装订，以便及时查阅相关卷内内容。
(4)填写《档案资料移送书》，向档案部分正式处理资料移送手续，并进行清点两边签字认可。
3、档案盒背脊格式：(拜见以下附件)
XX地产
XX公司
(可在此处填写项目称号)
档 号
B1.1-1
檀卷落款
XXXXXX报建用地资料
卷 号
1
六工程资料分类准则
分类准则：依照各单位工程项目先分大类，再分小类。
1、依据工程项目的巨细，预先分配必定数量或一片区域的铁皮柜空间;
2、把预留的铁皮柜分配到这个项目的每个单位工程，项目中的每个单位工程至少有一个铁皮柜，依据工程进展及工程规划进行合理逐步增加铁皮柜数量;
3、监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷;
施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷;
竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷。
七工程部移送资料流程
附件2：工程技能资料移送作业流程图
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附件3：工程技能资料移送预查验请求表
移送部分
接纳部分
经办人
请求时间
请求事项
需移送资料收拾状况简述
工程部担任人定见
工程技能部预查验定见
督查分室预查验定见
八注意事项
1、工程部资料员有必要集中处理本部分的工程资料，任何人不得擅自将工程技能资料保存在个人手中。工程师在收到资料后，有必要在规定时间内批阅结束，并及时向工程部资料室归档。
2、工程资料的分类要科学合理，准则上都要依照项目-单位工程进行分柜分类。工程部资料员收到资料后要及时归档编目，不得呈现资料堆积的状况。
3、工程部资料室的档案柜要随用随锁，资料员离开电脑时要锁屏，并定期更换密码。
4、各种资料的收发台帐要挂号及时翔实，重要资料的收发台帐(比如规划改变、图纸)要详细挂号到时分。
5、工程师向工程部资料室借阅资料要处理挂号相关手续，不得随意翻阅工程部资料室的资料。借阅批阅要严厉，要有部分领导签字并树立借阅台帐。
6、总工室下发的联络信件中触及规划改变的要和其它规划改变的资料放在一同。
7、与外单位的联络函，有未取走信件的要及时跟踪并在台帐中符号，以便日后利用。
8、给各部分的联络函需求依照部分进行分类，主要有物业、总工室、产品质量督查中心及工程技能部。
9、纸质台帐和电子台帐要一一对应。
10、档案盒中不能呈现夹藏其它不相关资料的现象。
11、工程材猜中的工程称号、规划、相关施工单位等信息要与施工许可证、规划许可证及规划查验证一致。
12、工程材猜中的签字盖章手续要齐备，不得呈现漏签字漏盖章的状况。
13、监理日志的内容要翔实，如工程现状、工程进展、存在问题及改进办法等，每项工程阶段性完成后及时向工程部资料室归档，禁止在监理日志上乱涂乱画。
14、分包资质要在分包单位出场10天内交工程部资料室存档，分包单位主要包括建设单位、监理单位、主体施工单位、规划单位、勘测单位、资料检测单位、桩根底施工单位、装饰单位(包括铝合金门窗)、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。
