采购管理的通病

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采购、外协工作在企业运营中地位十分重要，它的影响往往最直接、最明显地反映到成本、质量上，尤其是对于像集成行业、IT服务商等尤为意义重大。然而，目前不少企业的采购都存在管理的误区，有些几乎已成通病。比较突出的有以下几个，采购工作的管理者不能不察。
通病1：管采购只要保证“货比三家”就行了　
很多企业的管理者认为管采购只要保证“货比三家”就行了，通常都要求负责采购的工作人员申报采购方案时都要提供至少3家报价，管理者审批就看有没有3家的比价，再选一个价格合适的（绝大多数时候是选价格最低的那一个）。这个办法很简单，在采购管理上，把这种采购方式叫作“询价采购”或“选购”。但这样的管理方法有没有问题呢？有。而且问题还不少。其实，很多管理者都可能会发现“货比三家”的方法经常失灵：这3家是怎样选出来的？中间的代理商算不算数？同样类别的采购这次审批的3家和上次的3家是不是同样3家？会不会有申报者通过操纵报价信息影响审批者决策的可能？为了防备这种可能，我们往往又要求采购工程师只提供客观的报价而不能有任何主观评价，结果上边的问题依然存在，又屏蔽了可能有用的决策支持信息，还免除了申报者的责任。为什么“货比三家”还不管用？这并不是“询价采购”方式本身的问题。问题的根本原因是没有配套的合格供方管理机制。在这种情况下，采购的管理者最终签字选择供应商，表面上拥有绝对的决策权，但由于采购人员可以自由询价，从而拥有实际的决策权。这种管理模式不改变，无论怎样“货比三家”都是徒劳的。
解决这个问题的关键做到采购过程透明化，标准化。例如给采购人员的询设定一个成本、质量方面的指标，要求采购人员按指标采购。另外，信息透明化，则可以借助一些采购管理工具管理采购信息，实现信息共享与采购监督。例如8thManage的采购管理系统，该信息能够对采购过程中的招标信息、供应商信息、产品信息进行透明、全面的管理。
通病2：档案保存好，采购信息就都留下来了
其实，很多管理者都会意识到采购管理存在问题，但是因为一直找不到根本的原因，所以导致无法改进。更多的时候，管理者会要求相关人员把所有和采购相关的记录、文件统统存档，以便找出问题所在。但实际上，从这些保存完好的采购档案中，往往还是得不到充足有用的信息？甚至有很多必要的信息永远无法获得了。这在很大程度上，就是由于采购工作过程不够规范引起的。比如，规范的采购管理要求在询价时供应商应对不同规格型号的设备单独报价，但采购人员往往把不同规格型号的设备打包，有时甚至把不同类型的设备打包询价，每次打包的方法和数量都不一样。这样一来，历次询价信息无法落实到具体产品，无从比较，在管理者决策时还是无法判断本次采购价格是高是低。可见，采购工作过程管理的改进和采购信息的收集是相互影响的，所以对于采购信息的收集以及管理尤为重要。而现在市面上的采购管理软件可以很好地弥补这点不足。这些系统能够实现供应商基本信息、产品信息、报价信息以及交易记录的详细记录，采购完成后还可以追溯会采购的过程，并从中发现问题的所在，提出有针对性的改进方案。这对于改进现有的采购管理问题有很大的促进作用。要改进采购管理，除了要关注采购活动本身，还要在采购以外的活动下工夫。以项目采购为例，对采购内容的技术评估和项目赢利策略对改进采购管理意义不同寻常。设想我们如果想在所有的采购项上都想多省钱是行不通的，任由技术人员或采购人员出于保险的考虑什么都选最高规格的也不行。但哪些设备是绝对要不惜代价保证质量的，哪些设备保质量是要考虑成本的，哪些是一定要压成本的，这不能凭管理者拍脑袋，也不能凭技术人员拍脑袋。一个可行的方法是定期组织技术人员对每类项目做分析评估，分析哪些设备、材料容易出问题、问题的性质和对工程的影响程度，根据这些信息我们可以针对不同的设备、材料确定不同的采购策略。这项工作可以安排在年终总结或每个项目总结时做。所谓项目赢利策略，说白了，就是在报价阶段我们心里就应该对项目赢利从何处来的谋划，这是项目的纲，采购要贯彻这个纲。但随着项目的实施，情况可能会有变化，或者有些采购的成本我们没有控制住，项目赢利策略就有可能要改，采购的策略也就要变，这样才可能让我们的利润“失之东隅，收之桑榆”。
要改进采购管理，需要做的工作很多、很细，有很多工作的成效不会立杆见影，至少经过一定周期的运作才会逐渐显现，但只要从误区中走出来，每一次改进都会促进采购管理绩效的提升。:
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