[采购质量管理知识]如何确保采购质量

【采购质量管理知识】如何确保采购质量 （转载） 使用、提出请求和制定规格的部门必须能合理地描述出需要的是什么，以便采购部门能准确地获取部件。尽管在决定需要什么产品时，主要是由使用部门和制定规格的部门负责，但在检查所做的产品描述时，采购部门也负有直接责任。当然，采购人员不能随便改动产品描述和质量。但他们应该有权力坚持要求准确、详细地进行描述，以便使每个潜在的供应商都完全清楚产品特性。采购者还应该提醒求购部门，让其注意到能带来更多价值的其他选择。 一、品牌描述 与使用品牌有关的问题主要使用品牌描述的可行性及如何选择某种品牌。 通过品牌或商标描述意味着对供应商诚实和声誉的信赖。它认为，供应商渴望保持品牌的声誉并且能够做到这一点。而且，当通过品牌购买一件所需部件时，如果产品在它最初设想的用途上使用效果令人满意，采购方就会越发相信，以后再购买同样品牌的产品，也会具有同样的质量。 有些情况下，通过品牌描述不仅是可行的，也是必须的。如当生产过程是保密的或者产品受专利权保护时，得不到产品的规格。 也有人反对购买品牌产品，他们主要是出于成本考虑。尽管同其他供应商对类似品牌产品的要价相比价格差异不大，但由于整个品牌产品的价格太高，以致采购者会寻找非品牌的替代品，甚至在经过分析后，要求按自定规格供货。 更大的、经常遇到的争议是使用品牌产品会造成对品牌的过度依赖。这会减少潜在供应商的数量，也会使采购者丧失机会，享受不到竞争带来的价格降低或者质量改进。 二、至少同等规格 _ 在公共部门的发盘或者招标中，经常会看到采购方规定一种品牌或生产商的产品型号，紧接着就注明“或者至少同等规格”。在这种情形下，采购方把责任留给了投标者，让他们去制定同等或更高的质量标准，而不必再自己耗费精力制定详细的产品规格。 三、规格描述 规格是所有使用的描述方法中最常见的一种。为了使通过规格购买成为可能，采购方人们已经付出了大量的时间和努力。与此密切相关的工作包括：产品规格的标准化，以及标准产品中型号、尺寸等参数的大小等。 现在，越来越普遍的做法是：购买前先规定好试验程序以及必须满足质量标准的试验结果，以此作为规格的一部分。同时它也可以作为一种指导，保证在生产、贴标签、运输以及处理的过程中满足环保规定。 采用规格描述方法进行采购具有很多优点。如购买前就已经思考和详细研究了需求以及通过何种方式满足需求；防止由于物料不合适而造成的拖延和浪费；可以有机会从不同的供应源采购相同技术规格的产品。 采用规格描述方法进行采购也有一些缺点。如有很多产品，对它们的规格无法做出充分描述；尽管从长期看，使用规格描述可能会节约开支，但它却会增加直接成本；制定的产品规格可能会低于能够获得的标准产品的规格；采购方所规定的最低规格很可能是供应商所能提供的最高水平。 1．物理和化学特性的规格。通过物理和化学特性制定规格时，能够限定采购方所希望的物料属性。产品规格中所界定的这些可测量的属性，是保证产品能够被满意使用的必要条件，并且能以最低成本保证质量。 2．性能或功能规格。性能规格的核心是理解所需要的性能。找出产品应具备的基本功能也是不容易的。随意地忽视功能需求经常会产生不正确的规格。很多这样的麻烦是由于低估了所需要的功能，或者是由于疏忽大意和错误从而遗忘了某些功能需求。 用动名词的组合来描述功能时，如提供扭矩、传送电流、盛放液体等等，能让人很明确地想到设想的功能。 在某种程度上，性能或功能规格常常和招标并用。这部分原因是，它可以把提供满意产品的责任留给供应商。性能规格是面向使用或结果的，它把决策权留给了供应商，由自己来考虑怎样生产最合适的产品。这使得供应商能够利用最新的技术进步，而不会达不到最小的性能需要。 3．物料和制造方式规格。这种方式既规定了物料又限定了制造方式。除了军队之类的政府购买外，只有当存在特殊要求或者采购方愿意承担后果时，才使用这种方式。很多企业不会处于这种境地，故较少用这种规格方式。 4．工程制图描述。通过蓝图或尺寸图来描述是很常见的，它也可以和某种描述性的文本资料一起使用。这种方法尤其适用于购买建筑、电子和电气装配线、电动部件等。这是一种昂贵的描述方式。这不仅在于准备蓝图或计算机程序本身的成本；而且还在于，它用来描述的产品，往往使供应商感到非常特殊，因此需耗费巨大才能生产。然而，它可能是所有描述方法中最准确的一种，尤其适用于购买那些生产中需要高度完美和精密度很高的产品 四、 其他描述方法 1．市场等级描述。根据市场等级去采购仅仅适用于某些主要物料。小麦和棉花就属于这类产品，木材、钢材、铜以及其他商品也可以应用这种方法。为了达到某种目的，通过等级购买是非常令人满意的，它的应用价值取决于市场等级的准确程度以及通过检验来判别物料等级的难易程度。而且，评级工作还必须由有能力和忠实的一方来完成，这样采购方才能信服评级结果。 2．样本描述。几乎所有的采购者都时不时地使用这种方法。但通常，它占采购总量的比例很小，并且或多或少是因为没有别的方法可用。能较好地应用这种方法的例子，就是通过视觉来判断产品是否能接受，比如木材的品种、颜色、外观、气味等等。 五、多种描述方法的综合运用. 采购方通常会用到两种或两种以上的描述方法。对采购方而言，究竟将哪些方法结合使用才能产生最令人满意的效果取决于企业需求的类型。