采购管理：即时采购实施步骤

【采购管理策略】即时采购实施步骤 开展即时制采购同其他工作一样，需遵循计划、实施、检查、总结提高的基本思路 ，具体包括以下步骤。 1)创建即时制采购团队 世界一流企业的专业采购人员有3个责任：寻找货源、商定价格、发展与供应商的 协作关系并不断改进。因此专业化的高素质采购队伍对实施即时制采购至关重要。为此 ，首先要成立两个团队，一个是专门处理供应商事务的团队，该团队是认定资格评估供 应商的信誉、能力，或与供应商谈判签订即时制订货合同，向供应商发放免检签证等， 同时要负责供应商的培训与教育；另外一个团队专门负责消除采购中的浪费，这些团队 中的人员应该对即时制采购的方法有充分的了解和认识，必要时要进行培训。如果这些 人员本身对即时制采购的认识和了解都不彻底，就不可能指望与供应商的合作了。 2)分析现状、确定供应商 首先根据采购物品的分类模块选择价值量大、批量大的主要原材料及零部件为出发 点，结合供应商的关系，优先选择伙伴型或优先型供应商进行即时制采购可行性分析。 分析采购物品及供应商情况时要考虑的因素有原材料或零部件的采购量、年采购额、物 品的重要性（对本公司产品生产、质量的影响等）、供应商的合作态度、供应商的地理 位置、物品的包装及运输方式、物品的存储条件及存放周期、供应商现有供应管理水平 、供应商参与改进的主动性、该物品的供应周期、供应商生产该物品的生产周期及重要 原材料采购周期、供应商现有的送货频次、该物品的库存量等。然后根据现状，进一步 分析问题所在及导致问题产生的原因。 3)设定目标 针对供应商目前的供应状态，提出改进目标。改进目标包括供货周期、供货频次、 库存等，改进目标应有时间要求。 4)制定实施计划 计划要明确主要的行动点、行动负责人、完成时间、进度检查方法及时间、进度考 核指标等，其中包括本公司内的主要行动。 (1)将原来的固定订单改为开口订单，订单的订购量分成两部分：一部分是已确定 的、供应商必须按时按量交货的部分，另一部分是可能因市场变化而增减的，供供应商 准备原材料、安排生产计划参考的预测采购量。两部分订购量的时间跨度取决于本公司 的生产周期、供应商的生产交货周期、最小生产批量等。 (2)调整相应的运作程序及参数设置（如Mw系统参数等）；在公司内相关人员之间 进行沟通、交流，统一认识、协调行动。 (3)确定相应人员的职责及任务分工等。 (4)在供应商方面，需要对供应商进行沟通、培训，使供应商接受即时制采购的理 念，确认本公司提出的改进目标，包括缩短供应时间、增加供应频次、保持合适的原材 料、在制品及成品的库存等；同时供应商也相应认可有关的配合人员的责任、行动完成 时间等。 5)改进行动实施 改进行动实施的前提是供应原材料的质量改进和保障，同时为改善供应要考虑采用 标准、循环使用的包装、周转材料与器具，以缩短送货的装卸、出入库时间。改进实施 的主要环节是将原来的独立开具固定订单改成滚动下单，并将订单与预测结合起来。首 先，可定期（如每季）向供应商提供半年或全年采购预测，便于供应商提前安排物料采 购及生产安排； 其次，定期（如每周或每月）定时向供应商提供每周、每半月或每月、每季的流动订单 ，流动订单包括固定和可变的两部分，供应商按流动订单的要求定期、定量送货。为更 好地衔接供应商在整体供应链之间的关系，供应商最好定期（每周、每半月或每月）向 本公司提供库存（含原材料、在制品、成品）报告，以便本公司在接受客户订单及订单 调整时能准确、迅速、清晰地了解供应商的反应能力。实施即时制采购还应注意改进行 政效率，充分利用电话、传真及电子邮件等手段进行信息传递以充分保证信息传递的及 时性、准确性、可靠性。在开展即时制采购的过程中，最重要的是要有纪律性，要严格 按确定的时间做该做的事情（如开具采购预测、订单、库存报告等），同时要有合作精 神与团队意识。只有采购、计划、仓管、运输、收验货、供应商等密切配合，才能保证 即时制采购顺利实施。 6)绩效衡量 衡量即时制采购实施绩效要定期检查进度，以绩效指标（目标的具体化指标）来控 制实施过程。采购部门或即时制采购实施改进小组要定期（如每月）对照计划检查各项 行动的进展情况、各项工作指标、主要目标的完成情况，并用书面形式采用图表等方式 报告出来，对于未如期完成的部分应重新提出进一步的跟踪行动，调整工作方法，必要 时调整工作目标。