解决采购实空的案例分析，上

2003年12月，我应聘到一家新加坡的独资企业做采购经理，直接领导为常务副总经理周总。该公司是一个以压铸和精密加工为主的制造型工厂，采购的物料主要是再生铝合金和挤压铜棒，品种不到30种，采购金额占采购物资总额的80%；剩下的将近9000种采购物料包括各种合金和添加剂、磨料、刀具、各种设备和维修备件、劳保用品、包装材料、工装夹具的制作材料等。公司里使用的管理系统是K3,但是只使用了成本、库存和采购三个模块。 　　六大问题导致系统失控 　　整个采购部一共5个人--一个资历比较老的采购主管、一个文员、两个采购员。 　　我发现整个采购模块运行的比较奇怪： 　　①各部门申报的辅助材料是各部门到仓库自查库存，然后直接报采购部，手工填写的时候，名称不统一，有的明明是一个产品，却有两个编码，比如同样是5mm的A3钢板，却有5*1700*5010和5*1800*5000两个编码，还有的是两种产品，却使用一个同一个编码。 　　②采购订单根据手工申请单直接输入，有时候没被批准就造成采购订单跳号，不方便统计。而且由于一张手工采购申请上有多个物料，每个物料询价处理的时间又不一定一样，时间一长经常造成遗漏。 　　③货物到了之后才审核订单，因为临时采购的物资单价无法确认，所以手工订单和系统订单并行。 　　④铝合金和铜棒的价格经常发生变化，几乎是一批一个价格，由于公司没有检验设备，只能送到金属研究所检验。来回的周期需要两天，有的时候会发生先出库后入库的现象。因为公司材料核算实行的是移动平均法，所以有的时候会出现材料价格波动过大。 　　⑤铝合金和铜棒的到货数量与订单数量不符合。因为供应商出货都是铝合金按照规定数量铁皮打包，铜棒是定尺整根出货，误差是难免的；而财务要求是分毫不差，采购员嫌麻烦，也经常等到货物来了之后才请周总审核订单。 　　⑥因为订单的不准确性，采购和库存的数据是相互独立的，各做各的。 　　原材料和辅助材料的采购，在系统内基本处于失控状态--采购订单成了先斩后奏，采购的时候因为材料的不确定性，经常会出现物料短缺或者积压，而且信息的不规范，也容易造成人为的失误。