档案管理制度

时间: 2020-04-21 23:52 阅读: 次大中小

1 目的

　　为确保本公司各项管理工作的相关资料及专业技术人员业绩档案等的真实性、完整性和连续性，特制定本程序。

2 适用范围

　　本程序适用于本公司质量管理体系运行资料，检验、检测工作资料及专业技术人员考绩等资料的归档。

　　3.1 公司综合管理部门负责档案的管理工作;

　　3.2 检验人员负责将检验报告、原始记录以及认为需要存档的资料及时交技术质量部;

　　3.3技术质量部在对检验报告考评结束后负责将检验报告交综合管理部保管;

　　3.4全体员工应将各自的业务培训记录及反映个人技术水平的见证资料及资质复印件等及时交综合管理部负责保管;

　　3.5综合管理部负责将各部门或人员移交的资料进行编号、归档。

　　4.1编号

　　详细编号方法可参见质量手册中关于质量体系文件编号说明。

　　4.2归档

　　4.2.1公司综合管理部负责行政类资料(发文、收文)存档，包括：工作计划、总结、各类协议、合同及有关行政性收、发文件、资料等。

　　4.2.2技术质量部负责以下资料的存档：

　　——产品检验、检测标准、检验方法、检验细则、法规文件;

　　——公司质量手册、程序文件、作业指导书及有关表式;

　　——委托任务书;

　　——检验报告及附件(附件中应包括：抽查单、原始记录、受检方提供的技术资料、底片等)、技术鉴定报告、检验意见书;

　　4.2.3 归档时间

　　(1) 本单位收、发文应于次年元月底前归档完毕;

　　(2) 检验报告/证书及应归档的检测记录、资料等，应在项目结束后盖“检验专用章”时，交技术质量部归档，并填写“记录归档登记表”。

　　(3) 本单位有关人员培训、质量考核、质量抽查、审核和评审、投诉或申诉处理等质量活动方面的记录报告、设备仪器资料等应在办理完毕后随时归档。

　　(4) 其它应归档的技术资料应随时归档。

　　4.3归档资料的保管

　　4.3.1归档资料保存时间

　　(1) 质量手册、程序文件、记录表式、有关规定、办法、产品检验标准、方法、细则及法规文件、各种行政性文函、各类统计资料等为永久性保存;

　　(2)其它记录及资料的保存期按照《记录控制程序》的有关要求。

　　4.3.2归档资料的保管

　　(1)归档资料要有专人保管;

　　(2)所有存档资料应分类存放，便于查找;

　　(3)注意采取必要的防盗、防火、防潮、防蛀、防尘、防鼠咬等措施;

　　(4)经常检查存放情况，发现破损及时处理。

　　4.3.3存档资料的借阅、复制、保密

　　(1)相关因工作需要查阅归档资料时，可在资料室进行查阅，若带离资料室，须经总经理批准;

　　(2) 存档资料一般不得外借和复制，特殊情况需外借或复制，须经总经理批准，填写“文件(记录)借阅(复印)登记表”，并在用完后及时归还，丢失或不还者，将予以经济处罚;

　　(3) 借阅归档资料不得失密、泄密;不得转借转阅;不得在资料上涂改、标注;

　　(4) 存档资料的借期为三天，届时办理借阅登记、归还手续，如不能按时归还，应说明原因，否则按规定处罚。