采购管理控制程序

采购管理控制程序 采购管理控制程序 1 目的 对采购过程及对供方进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定要求。 2 范围 适用于对生产、生活所需要的物资资源采购，外协加工及对供方进行选择、评价和控制。 3 职责 3.1 本程序由物资部及有相关业务部门负责组织实施。 3.1.1 负责按公司的要求制定评价标准并组织对物资采购的供方进行评价，编制《合格供方名单》，并对供方的业绩进行评价，建立供方档案。 3.1.2 负责制定《采购计划书》，分管经理批准审批后执行采购。 3.1.3 负责编制《采购物资分类明细表》。 3.1.4 负责组织对采购物资的进货验证、验收。 3.2 技术部、生产部、质检部参加供方的评定或复评。 3.3 质检部参与对采购物资、机电配套件、委外加工产品质量的验证与验收。 3.4 配套部负责对委外加工合作方的资格、业绩进行评价，建立合格供方档案。 3.5 能源部负责对氧气、工业用气供方的资格、业绩进行评价，建立合格供方档案。 4 程序 4.1 采购物资分类 根据采购物资对产品质量的影响程度，按以下五类分别列出合格供方记录表： a. 主要生产物资：钢材 b. 辅助物资：电焊条、焊丝、焊药、氧气、工业用气 c. 机电配套件 d. 主要设备 e. 设备配件、工器具、劳保等物资 4.2 对供方的评价 4.2.1 供方应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力及工期价格满足我方需求的条件，同时确保对环境无污染、对人员职业健康安全保证的能力： 以下条件作为对供方评价的准则 a. 企业资质的有效证据 b. 管理体系认证证书 c.本组织及供方其他顾客的满意程度调查情况 d.供方产品的质量、价格、交货能力等情况 e.供方产品(或服务)的环保性能 f.供方的环境及安全绩效。 g.供方的财务状况及服务和支持能力 h.供方产品的安全要求及可靠性等 4.2.2物资部及相关部门根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期、环保性能、安全绩效等进行比较，依据供方的实际条件择优选择合格的供方，填写《供方评定记录表》。对同类的主要生产物资，应同时选择多家合格的供方。物资部负责建立并保存合格供方的评价记录。 a.根据评定依据对供方进行评定，分为A、B、C三级。 b.在以往供货中没有出现或出现个别轻微质量、环保、安全问题并能及时解决的供货单位评为A级，A级供方提供的产品可实行免检，若出现较大或批量质量、环保、安全问题则降为B级；在以往供货中出现过一般质量、环保、安全问题的供货单位评为B级，B级供方提供的产品实行抽查验证，若一年内出现二次较大质量、环保、安全问题则降为C级；新的供货单位评为c级，c级供方提供的每批产品进行检查，若出现较大质量、环保、安全问题后，免去其合格供方资格。 c.若需在合格供方记录表以外选择供货单位时，必须按4.2的要求进行评定，并得到分管经理的批准。 4.2.3 对于一般物资供方，需要经过样品验证和小批量试用合格，各相关部门提供评 价意见，分管经理批准后，可列入《合格供方名单》。 4.2.4 对于批量供应的辅助物资，物资部在进货时会同质检部对其进行验证，并保存验证记录，合格者在分管经理批准后，即可列入《合格供方名单》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。 4.2.5 供方产品如出现严重质量、环保、安全问题，物资部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而问题没有明显改进的，应取消其供货资格。 4.2.6 物资部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》评价时按 百分制，质量、环保、安全评分占60％，交货期评分占20％，其他(如价格、售后服 务等)占20％。评定总分低于60(或质量、环保、安全评分低于48)，应取消其合格供 方资格：如因特殊情况留用，应报分管经理批准，但应加强对其供应物资的进货验证， 并执行4.2.6条款，连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。 4.2.7 对外协加工的供方控制，也应执行上述条款规定。 4.2.8 对提供服务、委托试验供方的控制 对公司提供服务、委托试验的供方，由责任部门一方面应围绕供方质量管理体系、企业资质、合作绩效等进行评估，另一方面应按提供服务中涉及的质量、环保、安全等方面的特征进行评价，经评价合格后方可向公司提供服务委托试验。 4.3 采购 4.3.1 采购计划 技术部根据合同和图纸(具体生产任务)，负责向物资部提出原材料明细表。物资部综合平衡库存后，提出钢材代用情况，并填写物资申购单。物资部部长评审申购单的适用性，由分管经理批准。采购员根据批准的申购单和合格供方名单，选择合格供方，实施采购。 4.3.2采购的实施 a.物资部根据批准的《采购计划书》按照采购物资技术标准在《合格供方名单》中选择供方并进行采购。 b.向合格供方采购重要和一般物资时，应签定采购合同，明确名称、规格、型号、质量、环保、安全要求和技术标准、数量、计量方法、包装要求，交货期、交货地点、 交货方式、验证方法，物资价格、结算方式、结算时间、违约责任、拒付条件和拒付手续，及其他需要说明的条款。 c.五万元以上的合同应向合同评审委员会申报进行合同评审，一万元以上的合同或采购行为应经总经理或管理者代表批准。 e.采购前采购员应核实提供给供方技术要求是否有效，将有关文件交物资部部长 确认后实施采购。 4.4 采购信息 4.4.1 采购文件 4.4.1.1 应包括拟采购产品的信息： a.对产品的质量、环保、安全要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件) b.对产品的验收要求(含质量、环境、安全指标要求) c.其他要求，如价格、数量、交付等。 4.4.1.2 适当时还包括： a.对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，环保性能要求，对加工过程、设备及人员要求、委托 检测的服务要求等； b.适用的管理体系要求。 4.4.2本公司的采购文件包括《采购计划书》、《采购申请》、《采购物资分类明细表》、《采购合同》及附件等，由物资部保管。采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批 4.5 采购产品的验证 4.5.1采购产品由物资部会同质检部进行进货验证，执行《监视和测量控制程序》。 4.5.2 验证的内容包括质量等级、环保性能、安全可靠性等。验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。 4.5.3 顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。