采购法律风险及预防

作为采购一方，最大的义务是付款，最大的权利是采购的货品保质、保量、准时。从法律角度看，我们发现了一个原则---“一旦收货即对采购方不利”，也就是说，以收货为界，在收货之前采购方是处于强势地位的，在收货之后，由于诸多因素，采购方往往转为弱势，由于举证艰难，致使其抗辩往往难以被法院采纳。那么，如何在采购的过程中预防可能出现的法律风险，从而降低企业的损失呢？下面依照采购顺序对各阶段应注意的问题分别进行分析： 第一步：订立采购合同时 1． 合同应有效签署 传真件如与其它证据能相互映证则具备证据效力。 证据效力由高到低依次为：盖化章→法定代表人签名→合同专用章→ 高级管理人员签名→普通管理人员签名→业务员签名 法律条文：《中华人民共和国合同法》 第九条 当事人订立合同，应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力。 第十条 当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。 第十一条 书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 第十二条 合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款： （一） 当事人的名称或者姓名和住所； （二） 标的； （三） 数量； （四） 质量； （五） 价款或者报酬； （六） 履行期限、地点和方式； （七） 违约责任； （八） 解决争议的方法。 当事人可以参照各类合同的示范文一订立合同。 2． 合同内容 质量要求：为核心条款，应尽可能详细（判定产品是否合格最简单有效的标准）。 交货日期及延迟交货责任：交货日期与订货日期要有一定间隔，延迟交货责任要规定明确。 质量异议期限：期限应尽可能长，如期限太短，则不如不作规定。 保留条款：针对特殊情况作专门的约定，例如某些产品发布经过使用才能判断质量状况，应对此进行专门约定。 法律条文：《中华人民共和国合同法》 第一百五十七条 买受人收到标的物时应当在约定的检验期间内检验。没有约定检验期间的，应当及时检验。 第一百五十八条 当事人约定检验期间的，买受人应当在检验期间内将标的物的数量或者质量不符合约定的情形通知出卖人。买受人怠于通知的，视为标的物的数量或者质量符合约定。 当事人没有约定检验期间的，买受人应当在发现或者应当发现标的物的数量或质量不符合约定的合理期间内通知出卖人。买受人在合理期间内未通知或者自标的物收到之日起两年内未通知出卖人的，视为标的物的数量或者质量符合约定，但对标的物有质量保证期的，适用质量保证期，不适用该两年的规定。 出卖人知道或者应当知道提供的标的物不符合约定的，买受人不受前两款规定的通知时间的限制。 第二步：签订订购合同后至收货前的过程监控 如发现重大问题或订单内容发生改变应及时提出并订立书面的补充协议。例如中途改变供货、停止部分供货，已供货存在严重的问题等等。在补充协议中对签署日前的情况进行总结。 注意要取得对方的回复。 第三步：收货 发现问题一定要及时以书面形式提出，如在对方送货单上（或交给对方的我公司入仓单）上注明或另行发出《质量异议书》。 注意要取得对方的答复，如对方不同意我方提出的异议，亦应要求对方签收以示我公司已通知了对方。 第四步：使用过程中 发现有质量问题一定要以书面形式向供货商提出，质量异议书内容应包括存在质量问题产品的型号、数量、总价款（各项内容注意与合同内容对应）以及质量问题的原因。 该质量异议书要尽可能要求对方作出书面回应（这在法律上非常重要），实在做不到也一定要将异议书送达给对方（对方签收异议书）。 然后双方就赔偿问题进行协商。 第五步：封存样品、保存证据 如上述阶段仍无法解决，要注意封存尚未用过的样品，收集所用本事件的证据（律师参与）。针对证据状况作出相应的对策，如果证据不足，则要加强与对方的协商，取得对己方有利的证据。如证据充分，可拒绝付款，逼迫对方做出让步。 关于因质量问题导致我公司客户索赔，要注意：1、尽量用原件；2、产品指向要明确， 要能对应，写明原因、数额，如为海外客户，注意形成地应选在大陆。 处理采购问题的基本原则：发现问题及时处理，并留下有对方回复的书面证据