采购管理方法：确定报价及最有利投标

一、确定报价 在投标价格信息保密的前提下．所有采购人员在实践中必须面刘一个问题——确定报价。 大多数采购方都会制定一项方针，即通知供应商最初的投标价是最终的，在任何情况下都不能修改，只有在出现明显错误的情况下才允许例外。因此，为了达成交易，尤其在价格下跌的时期，供应商会想方设法保证其投标价格是最低的。在这个过程中．他们的做法常被那些允许修改投标价的采购者所助长。有些采购方故意使一家投标者与另一家相竞争，甚至通过把想象的投标价与预期的供应商相联系来保证取得更低的价格。这样，必然双方都会受到损害、或是利益上的，或是信誉上的。 通常，只有在极特殊的情况下，才允许违背确定报价的方针。对于那些认为不可能一贯采取这种方针的企业，他们应该看到当前许多公司在实践中都是遵循这项方针的。确定报价作为一项总方针的优点是无须特别解释的。严格坚持这项方针是对所有供应商都受到平等对待的最公平的做法。确定报价强调了交易中的质量和服务因素，以其代替价格因素。如果只向那些最诚实可靠的供应商发出投标邀请，并且采购者不必只与投标价格最低的供应商达成交易．就大大减少了供应商在达成交易后采用劣质材料和工艺的可能性。同时，山于不必再与供应商在价格上不断讨价还价，还节省了采购方的时间。 当采购方希望在收到初始投标后双方仍然具有阐明并确定产品规格及价格的灵活性时，可以不采用确定报价法。在这种情况下，采购方会在发出投标邀请的同时通知所有的供应商，他将在收到初始投标后与一家或者几家投标商就需要的任意方面进行讨论，然后征求最优的和最终的报价。一些公共采购机构现在也在使用这种方法。 在某些偶然情况下，采购方在审查了收到的投标书之后，可能通知投标者所有的投标商都没有中标。同时发出新的投标邀请或者是通过公开招标以外的方法来进行采购。这种结果多发生在以下情况中：投标商显然没有理解规格的要求；投标商之间存在串通的嫌疑；或者所有的投标价格都高得脱离实际。 二、最有利投标的确定 在整理所有供应商的投标书时，常常会进行投标分析。但是在接受和比较过投标书后，应该选择哪一家厂商呢?习惯上往往接受开出最低价格的投标书。从不同货源获得投标价格的目的就是为㈠导到最低的价格。提供所需要的具体规格的目的是为了使采购者获得同样的商品和服务，而不管谁是最终选定的供应商。除非有特别的理由，否则政府总是与那些投标价格最低的投标商签订合同。 然而，在某些情况下价格最低的投标商并不能得到订单。采购者在发出投标邀请后获得的信息町能表明提供最低投标价格的企业是不可靠的，甚至这个最低的投标价比采购商认为合理的价格还要高，或者采购者有理由相信投标商之间存在着串通行为。另外，企业的管理人员或者采购部门川能对于特定供应商的产品行—定的偏爱时，也可能会不接受别的企业提出的最低的投标价格。在这种情况下，价格上微小的差别并不能补偿对特定供应商产品的信赖，也不会使采购者停止从—个相当长时期内都很满意的货源进货。虽然如此，招标过程对于保证公司得到合理的价格仍然是必不可少的。 选择供应商绝不仅仅是在接到报价单后简单地排列投标商的顺序并从中选取价格明显较低的投标商，因为明显的价格比较可能会产生误导。对于两个表面上扪同的报价，一个实际上町能高于另—个。一家供应商的安装成本町能低于另一家供应商．如果采用POB产地价，则运费可能差别很大。如果供应商正在试图进入新的市场．或者正在攻击它的竞争者，那么它的价格可能会很低。供应商的产品还可能需要一些必须进行摊销的安装工具。一家供应商可能会采用固定的价格，而另一家供应商则可能坚持伸缩条款，这可能使它的价格高于其竞争者的价格。这些及其他类似的因素很可能造成在比较价格时的错误。