降低采购成本的利器

有人做过这样的分析，采购中每1元钱的节省都会直接转化为1元钱的利润，即采购中的利润转化率会100%，在公司其他条件不变的前提下，假设公司的利润率为5%，若想通过增加销售来获取同样的利润（1元钱），则需要增加20元的销售。而如果从采购的角度减少1元钱的支出，比增加20元销售容易得多。 对于企业来说，物资的采购是一个相对复杂的交易过程。按照采购的流程，大致可分为四步：首先，采购商要寻找相应的产品供应商，调查他们的产品在数量、质量、价格等各方面的符合程度。其次，采购商在选定了某家供应商之后，需要把详细计划和需求信息传送给供应商，以便供应商能够准确地按照客户要求的性能指标进行生产。如果产品样品被认可，并且供应商有能力生产，采购商会发出一份标有具体产品数量的采购订单。之后，采购商会接到供应商的通知，告知采购订单已经收到，并确认该订单可以满足。最后，当产品由供应商发出时，采购商会再次接到通知，包括产品的发货单。这时，采购方的会计部门在核对发货单和采购订单后付款。 这是一个复杂的采购交易全过程，如果当原有订单发生变动时，整个过程将更加复杂。但是不难看出，在企业的整个采购过程中，采购双方对信息的获取，以及信息的相互传递是这一过程的主要工作内容。为了简化这种“你来我往”的烦琐过程，目前有一些企业已经开始利用互联网的优势，将大量的数据通过网络进行相互传输，以减少采购过程中劳动力、印刷、电话、邮寄、出差等所消耗的费用。也有数据表明，利用电子采购的企业，一般可以节省5%-10%的采购费用。很显然，电子采购更便宜，也更有效。从某种角度来说，电子采购应该从战略而不是战术的高度来看，我们应当避免把它单纯的视为技术解决方案，同时也应视为企业战略管理的创新。 山东新华制药股份有限公司可以作为一个例证。新华制药在实施电子化采购之前，一直传承传统采购模式，即通过各种媒介或供应商主动推销，获知供应商信息，以电话、供需见面会等为采购原材料的主要方法，库存信息主要来源于各种统计和财务报表的汇总，由此而花费大量的人力、财力、物力。2006年6月公司开始实施必联电子采购管理系统，之后，采购部可以通过internet直接向全国的供应商进行招标，供应商也可以及响应采购信息。据新华制药称，3年来，公司在网上积累的采购需求、价格信息、供应商供货信息等近三万条历史纪录，节约资金率达0.7%，必联采购网已协助其完成信息共享、操作监管、过程实施、供需协同等综合性采购业务。